電子定款認証手続きは公証人と打ち合わせが大切

定款は会社の憲法、会社の基本的ルールを規定した重要な書類です。

従来、株式会社を立ち上げる時には、紙媒体の定款でなければ認証手続きを行うことは出来ませんでした。ワードなどのソフトウェアを利用して電子データーにしても、それを印刷して捺印および印紙を貼り付けて公証役場に持ち込み、認証手続きが必要だったわけです。

折角電子データで作成しても、紙でしか受け付けて貰えなかったわけですが、現代においては電子定款認証手続きも可能になっており、電子データ保管が出来るようになりました。ワードで作成した定款をPDFに変換し、役所で発行して貰った電子証明書を追加する、電子署名を利用することで公的文書として利用が出来るようになります。

後は、法務局のサイト内にある登記・供託オンライン申請システムを利用して送信すれば電子定款認証手続きを行うことが可能です。但し、注意をしなければならないことは、定款に不備がある場合、何度も繰り返し作業をやり直さなければならない点です。電子定款認証手続きは一見簡単に思えるやり方ではありますが、紙とは異なり相手が書類の内容を確認するタイミングはその場ではありません。

それ故に、電子定款認証手続きは事前に公証役場の公証人との打ち合わせが必要不可欠です。定款の内容の確認なども打ち合わせの中で行っておけば、修正を行った上で認証手続きが出来ますし、内容的に不備がなければ1度の定款認証で完了になるメリットもあるわけです。

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