電子定款の豆知識、覚えておくべき定款変更

電子定款は電子データを利用して公証人役場での認証手続きを行うことを意味しています。

紙の定款には実印を押すことになりますが、電子定款の場合は実印の代わりに電子署名を行う、印鑑証明書の代わりに電子証明書を役所で発行して貰い、証明書をPDFに添付して認証を行うなどの特徴を持ちます。最初に作成を行って認証を受けたものを原始定款と呼びますが、会社設立後に事業内容を追加削除する、資本金を増資する、本店の移転を行うなどで定款の内容が変更になるケースもあります。

原始定款はあくまでも最初に作成した基本となるもので、会社設立後に何らかの変更が生じた場合でも原始定款を修正することは出来ません。登記事項の変更については法務局への届けが必要ですが、それ以外の変更については特別届けを行う必要もなければ、電子定款の認証を再び受ける必要も要りません。これは電子定款に限ったことではなく、紙媒体の場合も同じことが言えます。定款を変更する時には株主総会においての特別決議を経ることが重要です。

変更に伴う株主総会を開催することを決定することからスタートします。次に、株主を招集・総会の開催を行う・定款変更の決議・株主総会議事録の作成・本店住所を管轄する法目局で定款変更登記・議事録の備え置き・必要に応じて定款の修正の流れで行います。会社名や商号を変える時、資本金の額を増やす時、本店住所が変わるなど、電子定款の変更が行われる可能性が高いなどからも、手順などについて把握しておくと便利です。

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